新形势下国企外事管理模式的转变与优化

2019-08-27 20:50:22 管理学家2019年6期

许晓静

[摘 要] 近年来,国家推行“走出去”战略,国有企业大力拓展海外业务、承揽海外项目,国?#24335;?#27969;也日趋频繁,庞大的出国人员数量要求国企必须优化外事管理模式,规范因公出国审批制度,避免违规现象,规避海外业务的外派劳务风险。文章结合国企外事管理过程中存在的问题,提出了在新形势下国企外事管理模式的转变和优化,并提出建设性建议

[关键词] 新形势下 国企 外事管理模式 转变 优化

中图分类号:F276.1 文献标志码:A

一、规范国企外事管理工作的意义

国企外事管理部门高效、合规地解决问题,可以促进企业更好地拓展海外市场,提高综合实力。另外,通过充分发挥外事部门的窗口作用,可以让中国企业在世界范围拓展、传播企业文化,建立良好的企业声誉。遵守国家及企?#30340;?#37096;的外事纪律,尊重并遵守目的国的外交、外事法律法规,保证外事工作的合规性,不容忽视。违纪、违规?#24418;?#19981;仅会给中国企?#30340;?#37096;的公务派遣出国工作带来影响,还会给海外项目的经营甚至整个国家的外事工作带来潜在的、不可预测的风险。

二、国企外事管理难题

(一)人才储备问题和团队建设问题

同样?#21069;?#23572;及利亚的例子,为了在短时间内完?#21830;?#21028;以及其他准备工作,只能让持有因公护照的工作人员解决此问题,但是持有因公护照的工作人员,并不一定胜任项目前期准备工作,他们可能是翻译或不具有相应决定权力的基层人员。而其他项目谈判人员因没有持有因公护照,还需要花费一?#38382;?#38388;办理因公护照。这一工作?#25165;?#20307;现了国企人才储备及团队建设问题,凸显了人才结构不合理,在发生人力紧张的情况下,没能做出人力调整。并且个别工作人员不能成功办理因公护照,在与其他国企竞争中带来不利影响。此外,国外派遣的工作人员,还需要考虑政治审查问题,以及是否符合阿国的劳务人员规定和配额,若?#36963;环?#21512;相关规定,还要及时进行调整。这就需要外事管理掌握一定的可派遣员工数据信息,当一名工作人员不能向外派遣时,应及时寻找另一位顶替。?#26434;?#22806;事管理部门而言,由于缺乏相应的数据库,在出现人力紧张的情况下,不能及时调配人力资源。这体现了国企信息化不强,管理运行效率不高的问题,外事管理人员不懂得采取网络视频会议、网络指挥等信息化手段来消除部分员工不能出国谈判的影响。由此体现了国企外事工作信息化程度低,工作创新思维弱的缺陷[1]。

(二)传统外事管理制度?#35270;?#24615;问题

外事管理主要包括工程项目人员派遣,因公出国境管理,护照管理、境外公共安全管理等工作内容。在某海外项目运行之前,会由外事管理人员考察,决定员工到国外负责此项目,并根据海外合作项目立项组建团队。外事管理基于此项?#32771;?#20854;团队,合理?#25165;?#21644;分配人员动迁行程。但是在工作过程中,出现了一些问题。以阿尔及利亚管道项目为例,项目成立初期需要一定的管理人员和法语翻译,前往阿国进行前期准备,但是限于时间紧急未能合理?#25165;?#24037;作人员合理动迁。部分外事管理人员没能根据外事项目变动,进行针对性调整,受到传统外事管理制度?#35270;?#24615;差的限制,在制度范围内可操作的空间较小。

(三)外事档案管理意识淡薄

企业对外事档案管理意识淡薄,对外事管理工作档案的重要性?#40092;?#19981;足,只注重外事活动的结果,?#26434;?#26723;案的收集和管理只是简单走一个过场,从而导致外事档案不健全。与此同时,在信息化飞速发展的当今社会中,外事管理工作缺少信息化管理手段的支持,得不?#20132;?#26412;的发展和进步,加之企业对外事档案管理?#24067;?#35774;施?#24230;胱式?#19981;够,缺乏计算机检索的高效率手段,仅?#25597;?#20154;工储存和查询,增大了工作难度,增加了工作量,降低了工作效率。此外,企業的外事档案管理仅处于档案材?#40092;?#38598;、整理和保存的简单模式中,在档案的利用上更是长期处于一种被动状态,降低了外事档案的利用价值[2]。

三、新形势下国企外事管理模式的转变与优化措施

(一)建立健全外事管理制度

近年来,外事管理工作已经从国家层面得到了充分的重视。外交?#31185;?#29992;并推广“护签上报系统?#34180;癆PEC卡上报系统?#34180;?#36992;请函管理系统”以及“因公电子护照管理系统?#20445;?#36890;过?#38469;?#25163;段规范、?#38469;?#20225;事业单位外事部门的日常工作。各大国企也纷纷行动起来,优化升级企?#30340;?#37096;《外事管理办法》,建立?#32422;?#30340;“外事管理系统?#20445;?#19982;外交部相关管理平台充分对接。国企还针对所属成员企业众多、驻外机构分散等特点,建立内?#32771;?#30563;审查机制,定期对下属成员企业的外事规定实施落地、外事操作合法合规等工作进行检查,发现问题及?#38381;?#25913;。另外,大部分国企还定期组织外事培训,宣贯国家及企?#30340;?#37096;的外事纪律,剖析外交部通报的不合规外事案例,分享成员企业成功的外事管理经验,根据实际工作中遇到的问题,修订完善外事管理制度及操作手册。

(二)在外事管理上引入协调联动机制

根据当前国内外形势发展,立足本企业自身情况,不断创新外事管理理念,建立健全涉外工作协调与联动机制,建立健全应急工作机制。牢固树立外事一盘棋意识,通过对外事、外经等各种对外资源的科学整合,实现资源优化配置,构建高效的对外开放与合作平台,努力形成部门互动、上下联动的大外事格局。?#29615;?#38754;,包括外事在内的企业各职能部门围绕海外业务和对外合作建立横向的合作管理机制,明确各自职责,在具体业务中密?#20449;?#21512;,及时协调,?#32321;?#20225;业的国际合作决策?#34892;?#25191;行,促进管理提升和?#24403;?#22686;效;另?#29615;?#38754;,国内外的各外事部门之间应形成纵向的稳定互动关系,拓宽沟通渠道,强化各外事部门、机构之间的良性互动,充分发挥作用,?#34892;?#25512;进企业国际合作进程。

(三)外事管理途径创新

1.建立外事信息数据库

外事工作涉及安全培训、护照管理等内容,为了更好地将外派工作人员的信息整合和利用,利用信息?#38469;?#26500;建外事管理工作数据库,将员工的护照、签证、工作能力等信息录入到此数据库汇总,从而提高信息的使用效率和质量。除了员工信息之外,还将数据库与国家外交部官方网站相连,将最新的出入境管理政策录入数据库中,实时更新相关信息。外事工作人员根据最新的出入境管理政策,采取更加灵活的方法让外派员工出?#22330;?#20837;?#22330;?#20026;了节约企业运营成本,同时在数据库中自动连接航?#23637;?#21496;官方网站,实时获取最新的票务信息和航班信息,从而为制定境外出差计划提供必要的信息支持,减少搜集信息的时间成本。构建海外业务系统。基于外事管理数据库的基础,利用信息、计算机?#38469;?#26500;建外事业务系统,通过该系统工作人员可以获知派遣员工的护照、签证信息,并在?#34892;?#26399;内帮派遣员工办理签证延期?#20013;?#24182;通知外派员工及时回国更换护照?#21462;?#19994;务系统具?#34892;?#24687;实时更新的功能,?#26434;?#22806;派员工跨越多国的出差计划,能够根据录入的航班信息以及员工通过业务系统的反馈,更新员工所在位置信息,更好地让外事工作人员规划出差线路。特别是面临航班信息临时变动,能够采取其他的备用计划。根据海外业务系统,?#27597;?#22806;事管理工作制度,制定标准信息化工作流程,以?#35270;?#35745;算机化、电子化的工作环境,加强对外事工作的监督力度。借助业务系统的信息交互优势,将常规、不涉密的业务类型迁?#39057;?#19994;务系统中,如业务审批、护照信息管理、电子签证申请等,减少纸质文件的流通,便于信息整理、归类和使用。通过业务系统,国外派遣人员进行工作报告,同时也支持视频会议的功能,方便国外工作团队与国内领导进行沟通交流。系统支?#32844;?#35013;安卓、iOS系统的移动终端设备,国外派遣工作人员可以联网登录系统办理简单的业务[3]。

2.建立外事管理信息集中管控机制

外事档案是企业重要的组织过程资产,也是企业国?#24335;?#27969;平台的重要组成部分,不仅记录了企业在外事的工作,还记载了各种外事交流的信息。外事部?#24222;?#33457;大力气,加强对外事档案资料的收集与整理,建设统一的外事档案数据库。可以根据企业外事的实际情况,建设一套更加统一、更加规范的数据库以及信息化的交流平台,增加其的储存功能以及分类利用的功能,使外事资?#31995;?#26696;得到充分利用。?#29615;?#38754;,有利于为各子分公司及在建项目的对外交流工作提供经验借鉴和资料查询渠道,从而提高工作效率并节省费用开支;另?#29615;?#38754;,有利于科学统计企业的国?#24335;?#27969;活动,找出规律和特点,进而对未来的对外交流活动进行优化,并加强对外事活动的费用控制能力。

四、结语

综上所述,?#26434;?#20013;石化大型跨国企业而言,外事工作是开拓海外业务的关键。因此,为加强外事管理工作质量,首先要创新外事管理工作理念;其?#38382;?#21019;新工作途径,利用现代化信息?#38469;酰?#24314;立外事信息数据库,构建海外业务系统来提高业务处理效率和质量,提高护照、签证信息的管理效率;最后再配以建立外事管理团队,定向储备海外人才,将企业外事管理作为企业发展的重要推动力。

参考文献:

[1]邵颖妮.构建大外事工作格局 助力国企国际化升级[J].现代商业,2015(15):15.

[2]叶东.新形势下规范企业出国管理的思路和措施[J].管理观察,2014(24):77.

[3]翟建勇.某大型能源国企招标采购管理模式?#23548;?#19982;探讨[J].物流?#38469;酰?015(9):125.

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