档案管理理念创新视角下档案管理信息化的思考

2019-08-27 20:50:22 管理学家2019年6期

赵丽芳

[摘 要] 现代信息技术的发展为企业管理提供了新的工具和支撑,?#26434;?#20225;?#26723;?#26696;管理的要求也越来越高,在这样的背景下,如何利用现代信息技术优化企?#26723;?#26696;管理水平是一个重要的课题。企?#26723;?#26696;管理在整个工作体系中占据着十分重要的作用,在大数据时代,如何利用信息技术整合档案管理资源也是現代企?#26723;?#26696;管理的重点,有待深入探究,寻求科学的档案管理路径。

[关键词] 档案 管理 信息化 管理优化

中图分类号:G270.7 文献标志码:A

在开展企业工作中,信息档案工作占据着十分重要的地位,?#26434;?#25552;升企业综合管理和企业发展效能具有积极意义,?#26434;?#20225;业发展也能起到积极的指导意义。在?#23548;?#20013;,企业信息档案工作有待深入研究、不断创新,实现信息档案工作效能的全面提升。在新时代发展背景下,企业信息档案工作面临着新的要求和挑战,作为档案工作人员,要认清企业发展形势,探索有效的创新路径,提升企业信息档案工作效能,满足企业信息化发展新需求,构建高效工作体系[1]。

一、充分发挥档案管理大数据的作用

在企业发展过程当中,档案管理工作应当居于核心位置,?#26434;?#20840;局工作起着重要的主导作用。但是,在企业发展?#23548;?#20013;,对档案工作的重视没有提升到一定的高度,?#26434;?#24037;作总体缺乏一定的把握。在这样的情况下,档案工作自身的指引性作用没有充分发挥出来,导致企?#26723;?#26696;工作流于形式,工作人员存在应付、走过场的现象,工作效能没有得到有效释放,制约了企业总体发展水平的提升。在企?#26723;?#26696;管理工作中,要积极探索,不断创新,针对档案工作中存在的?#23548;?#38382;题,有针对性地提出解决策略,提升企业整体对档案工作的重视程度,满足新时期企?#26723;?#26696;工作发展的需求,从多个层面释放档案活力,让档案工作真正成为指引企业发展的指南针,?#35270;?#29616;代经济社会发展的新常态[2]。

在企?#26723;?#26696;管理?#23548;?#20013;,信息技术可以极大提升管理效率,通过现代档案信息资源的整合与高效利用,进一步提升工作效率,满足档案工作发展需求,提升档案管理的综合效能。在?#23548;?#20013;,档案管理工作在信息化体系建设方面仍然存在一定的问题,表现为信息化利用效率不高、缺乏安全保?#31995;?#38382;题,在?#23548;?#20013;,作为管理者和工作人员要?#40092;?#21040;现代档案工作发展的方向,融入现代信息技术,提升综合管理效能。在传统档案管理?#23548;?#20013;,由于没有将档案管理工作与现代信息技术体系建设有机融合起来,很多工作人员仍然固守传统的模式和路径,无助于综合管理效能的提升。作为管理者,要打通档案管理工作各环节之间的屏障,构建现代信息技术管理体系,提升企业管理效率。在?#23548;?#20013;,在推广并构建信息技术体系过程中会遇到诸多问题,需要不断开拓思维、积极创新,让信息技术真正引领传统档案管理工作发展。

在大数据时代,大数据依托自身的数据资源优势,经过特定的数据算法,能够实?#24535;?#20934;管理与信息推送,?#26434;?#25552;升档案管理效果具有重要意义。首先,通过构建基础数据库,能够对特定的档案管理数据有更清晰的?#40092;叮?#33021;够准确进?#20449;?#26029;。其次,通过有效的运算,能够掌握大数据时代档案管理的最新动态,?#26434;?#20998;析、?#20449;?#20855;有积极意义。?#36865;猓?#36890;过档案基础设施建设,有助于提升综合信息化建设水平,有助于完善现代档案管理信息化体系,夯实管理基础。利用大数据技术进行企?#26723;?#26696;管理,可以实现信息的精准推送,也能为未来工作发展指明方向,有助于现代档案管理工作不断提档升级[3]。

二、档案信息化建设的主要障碍

我们正处于互联网和大数据的时代,网络已经成为我们生活中密不可分的重要组成部分。在档案工作中无纸化办公逐渐成为主流,生活中电子产品也在逐步形成“互联网+”的格局,网络娱乐也是目前人们比较喜爱的方式,我们在享受着互联网带来便捷的同时,却往往缺乏网络安全意识。在我们平时运用计算机的时候经常会输入一些账号、密码、个人信息、或者传送资?#31995;?#31561;,这些网络活动中?#23478;?#34255;着泄露信息的危险,但是我们作为档案管理者,还不能够准确地辨识危?#36213;矗?#32463;常随意填写真实信息,在传送资料方面也不注重病毒的侵入,特别在接收邮件等方面事前不注意扫描就直接打开,这些都是档案管理工作人员缺乏安全意识的表现。

互联网是一个大容量、速度快的运行平台,无论是谁都可以在上面进行网络活动,它让世界变得很小,哪怕是相隔万里,只要通过网络,就能将档案信息资源互相分享,同时互联网具备运行成本?#31995;?#30340;特点,以上这些本来都是互联网的优势,为人类活动拉近距离,但是也同时为犯罪分子提供了可乘之机。由于互联网体量特别巨大,在网络运行监管上无法全面掌握,这就给心怀?#21916;?#30340;人可乘之机,他们利用网络安全漏洞或者是受害者防范心不强的特点,施行窃取信息、盗用档案、传播病毒等行径。档案网络运行需要有一个高效的管理手?#21361;?#25165;能有效遏制犯罪分子的行径,在安全漏?#30784;?#20449;息传播?#32422;?#24694;意木马等方面需要加强档案信息管理和戒备。目前,计算机网络实行的是固定IP协议制度,每一个端口都有自己的IP地址,但是这个IP地址还是可?#21592;?#20018;改的,系统上的数据库也都会暴?#23545;?#22806;界,所以说互联网的安全协议存在着一定的缺陷和漏洞,这也给一些病毒和木马有了可乘之机,在打开网页或者邮件的时候,其中就有可能含有病毒或者木马,一旦这些有害数据入侵?#24605;?#31639;机,就很有可能被别人所利用。病毒和木马会将本台计算机的信息盗取甚至串?#27169;?#32780;且具有极强的传染性,通过一台计算机的网络可?#28304;?#25773;发送病毒和木马到其他计算机,具有非常强的破坏力,网络也可能因此?#34987;綶4]。

三、构筑全方位档案管理信息化体系

企?#26723;?#26696;的网络安全性,首先要在系统档案的监管层面做好防范性工作。加?#32771;?#31639;机网络的审查与监管力度,?#26434;?#32593;站浏览要设立证书安全制度,未经核?#26723;?#32593;站不许登录,档案管理工作人员之间要有安全访问模块模式,?#26434;?#35775;问位置模块要有一定的排查功能。加大对计算机使用的监管力度,?#26434;?#27599;一个档案管理工作人员?#23478;?#26377;备案制度和档案查询机制,?#26434;?#19968;些可?#23578;?#32593;站和网址建立网络安全防伪工作,?#20048;?#36827;?#23567;?#38035;鱼”窃取信息的现象发生。网络是一个开放性的平台,?#26434;?#26723;案安全防范性工作,主要是依靠人的作用,目前我国网络监察工作人员的业务能力和知识储备参差不齐,我们要努力提高网络安全监管人员的素质。?#26434;?#22859;斗在第一线上的网络安全监管人员实行重点培训,重视其继续教育工作,定期组织业务能力提高培训活动,让他们能及时更新知识,了解目?#26696;?#31867;网络安全知识,在?#23548;?#24037;作中能够跟得上社会发展,让针对档案信息的网络侵权无处可藏。

计算机网络是一个超大容量的平台,而且很多欺诈性网?#24452;?#26159;利用境外的IP地址或服务器实施犯罪,所以网络安全的防范工作布置仅仅依靠网络监管人员,还需要广大档案管理工作人员的共同努力,建立健全网络安全举报制度,由国家网信局统一部署,一旦发现有不良网络信息或者是网络不安定因素,要鼓励大众及时举报,帮助监管部门建立一个安全的网络环?#22330;?#22312;众多网络安全问题当中,不?#23478;?#32032;和潜在威胁?#26434;?#20225;事?#26723;?#20301;的计算网络安全影响最大,单位档案的信息泄露,?#32422;?#20844;司的商业机密都蕴含着巨大价值,一旦出现问题,将会造成无法挽回的巨大经济损失,所以我们更要注重企?#26723;?#32593;络档案安全工作。首先是要倡导企业选用我国自主开发生产的服务器和档案信息化网络端口,?#26434;?#20844;司内部的网络尽量采用单一模式,或者?#21069;?#24320;放形式,关闭不必要的网络端口,并在企业网络上架设防火墙,对企?#26723;?#26696;信息和资料进行有效的监督和保护。构建企?#23548;?#31639;机网络安全结构,可?#26434;?#25928;避免外部网络的侵入,增大电子化档案使用的安全性。

四、结语

综上所述,在现代信息社会快速发展的大背景下,企业在开展档案管理过程中,要?#40092;?#21040;数据信息技术的真正作用,通过融入现代管理技术,不断更新管理理念,转变管理方式,进一步优化档案管理模式,让数据信息技术真正发挥作用,提升档案管理效果,满足现代企业发展需求。

参考文献:

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[2]蔺强.浅论档案信息化管理中纸质档案的重要性[J].赤子, 2019(10):177.

[3]苏琦.行政事?#26723;?#20301;档案管理信息化策略研究[J].赤子, 2019(5):140.

[4]李怡嵩.档案信息化建设与档案管理探讨[J].卷宗, 2019,9(1):92.

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